1. Controparte Contrattuale
LEI System OU, società a responsabilità limitata di diritto estone, è la controparte contrattuale che fornisce i servizi con il marchio LEI System. Nei casi in cui non esista una filiale locale di LEI System nel paese di residenza del cliente, LEI System OU (numero LEI 984500908J38713A7650) opererà come entità legale predefinita. LEI System agisce in qualità di Agente di Registrazione LEI e collabora con la Local Operating Unit (LOU) ufficialmente accreditata, Ubisecure Oy (operante come RapidLEI), titolare del LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Richiesta e Gestione dei LEI
2.1. Il cliente può presentare una richiesta per ottenere, rinnovare o trasferire un Legal Entity Identifier compilando l'apposito modulo online ed effettuando il pagamento tramite un metodo accettato, come carta di credito o PayPal.
2.2. Inviando la domanda, il cliente prende atto e accetta i presenti Termini e Condizioni e dichiara che tutti i dati forniti sono accurati. Il richiedente certifica di essere autorizzato ad agire per conto dell'entità legale in questione. Alcuni dati di contatto potranno essere condivisi con la LOU a supporto della verifica.
2.3. Il cliente autorizza LEI System ad accettare, per suo conto, i termini e le condizioni della LOU (ad esempio quelli di RapidLEI). Tutti gli accordi delle LOU si basano sulle linee guida GLEIF e sono sostanzialmente equivalenti. Ad esempio, i termini di servizio di RapidLEI sono disponibili all'indirizzo https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. A LEI System viene conferita l'autorità di agire per conto dell'entità legale del cliente in relazione al LEI, compresi il rilascio, il rinnovo annuale e il trasferimento.
2.5. Quando un LEI viene trasferito da un altro fornitore a LEI System, potrebbe essere necessario il cambio di LOU. Il trasferimento deve avvenire prima o contestualmente al rinnovo.
2.6. I LEI amministrati da LEI System possono essere rinnovati fino a 60 giorni prima della data di scadenza. In caso di rinnovo anticipato successivo a un trasferimento da un altro fornitore, potrebbe verificarsi una riduzione del periodo di validità.
2.7. L'elaborazione avrà inizio non appena saranno ricevuti sia la domanda che il pagamento.
2.8. LEI System può richiedere documentazione a conferma dell'autorità del richiedente, inclusa a titolo esemplificativo una procura.
2.8.1. Le autorizzazioni devono essere firmate esclusivamente da persone ufficialmente investite del potere di rappresentare l'entità legale. È severamente vietata qualsiasi impersonificazione o falsa dichiarazione del potere di firma.
2.8.2. Prima dell'emissione o del rinnovo di un LEI, LEI System, in collaborazione con la LOU, invia una richiesta di verifica dei dati al registro ufficiale della giurisdizione competente, come riconosciuto da GLEIF. I dati ottenuti da tale richiesta vengono trasmessi al cliente per revisione e conferma.
2.8.3. Il cliente ha il diritto di confermare o rifiutare i dati recuperati dal registro. In caso di rifiuto, il cliente è tenuto a fornire una motivazione e ad allineare i propri dati con il registro ufficiale della giurisdizione competente prima che il LEI possa essere rilasciato o rinnovato.
2.8.4. Qualora i dati recuperati dal registro risultino coerenti con quelli forniti dal cliente nella domanda, LEI System può, a propria esclusiva discrezione, confermare i dati per conto del cliente. LEI System non è tenuta a farlo.
2.9. Ulteriore documentazione può essere richiesta a fini di verifica, tra cui:
- una copia del certificato di registrazione dell'entità
- l'identificazione dei rappresentanti autorizzati
- la prova della data di costituzione
- documentazione a supporto delle modifiche apportate ai registri societari
2.10. Se l'entità è posseduta o controllata da una società madre che redige bilanci consolidati, devono essere forniti i dati di Livello 2 (dati parent). Se la rendicontazione non è possibile, deve essere fornita una motivazione valida.
2.10.1. LEI System può richiedere documentazione a conferma dello stato di consolidamento.
2.11. Le filiali internazionali sono tenute a fornire il LEI della sede centrale, che deve essere attivo (stato ISSUED).
2.12. Alle entità classificate come fondi di investimento o fondi ombrello può essere richiesto di dichiarare le relazioni con il fondo, inclusi il gestore del fondo, la struttura ombrello e/o le relazioni feeder-master.
2.12.1. Possono essere richiesti documenti pertinenti a supporto di tali relazioni.
2.12.2. Devono essere forniti i LEI per ciascuna entità correlata indicata.
2.13. La maggior parte delle registrazioni LEI viene completata entro 1-3 ore. Tuttavia, le domande che coinvolgono relazioni parent o con fondi possono richiedere fino a 48 ore. I rinnovi e i trasferimenti di LEI possono richiedere fino a 7 giorni. Dati incompleti o errati possono causare ritardi.
2.14. Al completamento della domanda, una conferma e una fattura verranno inviate all'indirizzo e-mail fornito al momento del pagamento.
2.15. Le domande diventano vincolanti e irrevocabili al momento dell'invio e del pagamento. Ciò vale sia per le nuove registrazioni sia per i rinnovi, compresi i trasferimenti.
2.16. Se il cliente non fornisce la documentazione richiesta, LEI System e la LOU partner possono procedere utilizzando le informazioni pubblicamente disponibili. I LEI che non possono essere elaborati a causa di dati mancanti non saranno rimborsati e non viene assunta alcuna responsabilità per le conseguenze che ne derivano.
2.17. Una volta rilasciato, il LEI e i relativi dati di riferimento diventano pubblicamente accessibili sui siti web di GLEIF e LEI System. I LEI sono permanenti e non possono essere riassegnati o rimossi.
2.18. LEI System notificherà il cliente via e-mail 60 giorni prima della data di rinnovo prevista.
3. Piani Pluriennali e Rinnovi Automatici
3.1. I clienti possono scegliere di prepagare i rinnovi del proprio LEI per una durata fino a cinque anni.
3.2. Nonostante il pagamento anticipato pluriennale, i dati del LEI saranno comunque aggiornati annualmente come richiesto da GLEIF. La "data del prossimo rinnovo" ufficiale si basa su un ciclo di 365 giorni a partire dall'ultimo rinnovo confermato.
3.3. Se un LEI coperto da un contratto pluriennale viene trasferito a un altro fornitore di servizi, l'accordo con LEI System si considera risolto e non sarà emesso alcun rimborso.
3.4. I clienti possono attivare il rinnovo automatico. Una notifica anticipata sarà inviata all'indirizzo e-mail registrato 60 giorni prima della data di scadenza. Il cliente ha cinque giorni di calendario dal ricevimento della notifica per annullare o modificare i propri dati. Se non viene ricevuta alcuna cancellazione, il pagamento sarà elaborato utilizzando il metodo di pagamento originariamente fornito. Una volta avviato, il rinnovo non può essere annullato.
3.5. LEI System si riserva il diritto di aggiornare i dati di riferimento utilizzando le fonti dei registri.
3.5.1. Se i registri ufficiali non sono accessibili, i dati di riferimento esistenti possono essere utilizzati per il rinnovo.
3.5.2. Qualora la verifica non vada a buon fine, le relazioni parent o con fondi potranno essere contrassegnate come non pubbliche.
3.5.3. I clienti sono responsabili di notificare a LEI System qualsiasi modifica non rilevata dai registri.
3.5.4. LEI System può richiedere ulteriore documentazione di supporto, inclusi bilanci aggiornati, nuove lettere di autorizzazione o dichiarazioni di eccezione.
3.5.5. Se la documentazione richiesta non viene fornita entro 60 giorni, il LEI potrebbe non essere rinnovato e l'accordo di servizio potrebbe essere risolto.
4. Certificato LEI e Badge
4.1. LEI System offre i seguenti prodotti di identità digitale, che possono essere aggiunti all'ordine al momento del pagamento o richiesti successivamente nella pagina dei Dettagli dell'Ordine LEI:
- Certificato LEI stampabile: un certificato digitale contenente i dati LEI della vostra azienda, basato sulla norma ISO 17442 — lo standard internazionale approvato dai paesi del G20. Disponibile per il download immediato e la stampa autonoma.
- Badge LEI per il sito web: un piccolo badge per il vostro sito web. I visitatori possono cliccarlo per verificare istantaneamente i dati della vostra azienda pubblicati nel database GLEIF.
- Badge LEI per e-mail: un piccolo banner per la firma delle vostre e-mail, che mostra ai destinatari che la vostra azienda è un'entità legale verificata.
4.2. Tutti i prodotti sopra elencati vengono consegnati in formato digitale. LEI System non invia certificati fisici per posta.
5. Tariffe del Servizio e Tassazione
5.1. I prezzi dei servizi relativi al LEI, tra cui registrazione, rinnovo e trasferimento, sono pubblicati sul sito web di LEI System e comprendono le maggiorazioni GLEIF applicabili. Le tariffe per richiedere un nuovo LEI, trasferire un LEI o rinnovare un LEI sono disponibili nelle nostre pagine dei prezzi.
5.2. Gestione dell'IVA:
- Clienti estoni: si applica l'IVA al 24%.
- Clienti con sede nell'UE e con partita IVA valida: nessuna IVA verrà aggiunta (si applica il reverse charge).
- Clienti con sede nell'UE senza partita IVA valida: l'IVA viene addebitata all'aliquota applicabile nel paese di residenza del cliente in base al regime UE del One Stop Shop (OSS) per l'IVA. In qualità di fornitore di servizi digitali, LEI System è tenuta a riscuotere e versare l'IVA locale per conto del paese del cliente, il che significa che si applicano l'aliquota e le norme IVA dello Stato membro UE del cliente.
- Clienti al di fuori dell'UE: non viene addebitata alcuna IVA.
5.3. I rinnovi automatici saranno addebitati in base al prezzo attivo pubblicato al momento dell'elaborazione.
6. Rimborsi e Cancellazioni
6.1. Le richieste di rimborso devono essere inviate a info@leisystem.com e saranno esaminate entro 7 giorni lavorativi.
6.2. I rimborsi vengono elaborati tramite il metodo di pagamento originale e possono richiedere fino a 30 giorni per essere accreditati sul vostro conto bancario, a seconda dell'istituto bancario.
6.3. Al momento dell'invio di un ordine, i flussi di lavoro automatizzati vengono avviati immediatamente. La registrazione, il rinnovo e il trasferimento del LEI coinvolgono il lavoro di più organizzazioni e specialisti — inclusa la raccolta, la verifica e la convalida dei dati in collaborazione con la LOU accreditata (RapidLEI). L'elaborazione di un rimborso richiede un lavoro amministrativo separato, comprese le registrazioni contabili e l'emissione di note di credito. Pertanto, a tutti i rimborsi si applica una commissione di elaborazione di 40 €.
6.3.1. Per le domande LEI in determinate giurisdizioni, la LOU (Local Operating Unit) può applicare maggiorazioni giurisdizionali aggiuntive per coprire le tasse di registro obbligatorie addebitate dalle autorità locali. Ove applicabili, tali maggiorazioni vengono visualizzate al momento del pagamento, prima del versamento. Vengono addebitate al cliente al costo effettivo e non sono rimborsabili una volta avviato il processo di recupero dei dati, indipendentemente dal fatto che il LEI venga infine rilasciato.
6.4. I rimborsi non sono disponibili nei seguenti casi:
- Il LEI è già stato rilasciato o rinnovato.
- Il rinnovo automatico è stato completato.
- Un contratto pluriennale è stato annullato anticipatamente.
- Il trasferimento del LEI ha causato una perdita del periodo di validità.
- Il cliente non ha fornito le informazioni richieste entro 60 giorni.
- I dati parent sono stati inviati ma successivamente invalidati.
6.5. Tutta la gestione dei rimborsi è soggetta al GLEIF RA Governance Framework.
7. Servizi di Terze Parti e Partner di Marketing
7.1. LEI System può esternalizzare determinati servizi di supporto a fornitori terzi specializzati. Ciò può includere:
- hosting e manutenzione delle piattaforme online
- gestione sicura dei pagamenti
- servizi di comunicazione (ad esempio e-mail, notifiche)
- strumenti di raccolta del feedback dei clienti
7.2. Tali fornitori possono accedere ai dati del cliente strettamente nella misura necessaria a erogare i propri servizi, nel rispetto di accordi di riservatezza e protezione dei dati.
7.3. I dati di contatto (ragione sociale, rappresentante, e-mail, ecc.) possono essere condivisi con partner di marketing selezionati che offrono servizi pertinenti al cliente.
7.4. I fornitori terzi possono contattare direttamente i clienti in merito ai propri servizi, qualora correlati alle attività di LEI System.
7.5. Tutti i rapporti con terze parti sono soggetti a standard di privacy pari o superiori a quelli stabiliti da LEI System.
7.6. Utilizzando i servizi di LEI System, il cliente acconsente alle disposizioni sopra indicate.
8. Foro Competente e Disposizioni Finali
8.1. Il cliente rimane l'unico responsabile per tutte le azioni e gli obblighi connessi al LEI della propria entità legale.
8.2. LEI System non si assume alcuna responsabilità per eventuali conseguenze finanziarie o normative derivanti da ritardi o mancanze nell'elaborazione del LEI.
8.3. I presenti Termini e Condizioni possono essere aggiornati senza preavviso. La versione più recente è sempre disponibile su leisystem.com.
8.4. Il presente accordo e qualsiasi controversia o reclamo derivante da esso o ad esso connesso, comprese le controversie o i reclami di natura extracontrattuale, sono disciplinati e interpretati in conformità alle leggi della Repubblica di Estonia. I tribunali della Repubblica di Estonia avranno giurisdizione esclusiva per dirimere tale controversia o reclamo.